Assistente Executivo – 1 Vaga – São Paulo – SP

Vagas em: 1 vaga – São Paulo – SP (1)

Responsabilidades:

Servir os visitantes cumprimentando, dando boas-vindas, direcionando e anunciando-os apropriadamente
Atender, rastrear e encaminhar chamadas telefônicas recebidas, fornecendo informações básicas quando necessário
Recebimento e classificação de correspondências diárias / entregas / mensageiros
Manter a segurança do escritório seguindo os procedimentos de segurança e controlando o acesso através da recepção (gerenciamento de registro de visitantes, crachás)
Manter-se seguro, arrumado, organizado e apresentável, com todos os artigos de papelaria e material necessários (por exemplo, pastas, canetas, etc.), o escritório, salas de reunião e área de recepção, cumprindo os procedimentos, regras e regulamentos
Assistindo com tarefas gerais do conselho de diretores
Preparando e revisando documentos, cartas de compromisso, relatórios e apresentações
Auxiliando com solicitações de viagens da equipe e controlando as reservas feitas (passagens aéreas, hotéis, aluguel de carros, etc.)
Auxiliar nas tarefas gerais na área administrativa, tais como: folhas de tempo e despesas, contas a pagar e receber, relatórios gerais, documentação de funcionários e empresas, gerenciamento de instalações, compras de escritório, etc.
Realizar outros deveres gerais de recepcionista e administrativos, tais como fotocópia, digitalização, transcrição, envio de faxes e arquivamento.
Manter a continuidade entre as equipes de trabalho documentando e comunicando ações, irregularidades e necessidades contínuas
Contribuindo para o esforço da equipe, realizando os resultados relacionados, conforme necessário

Requisitos:

Bacharel em Administração de Empresas ou Secretariado (bilingue)

Pelo menos 2 anos de experiência nesta área

Bom domínio da língua inglesa (nível avançado mínimo) – Conhecimento da língua espanhola será um plus
Proficiência em computadores e capacidade de maximizar aplicativos como o Microsoft Word, Excel e PowerPoint
Fortes habilidades analíticas, de compreensão e resolução de problemas, bem como fortes habilidades de comunicação verbal e escrita e capacidade de conceituar
Forte conhecimento técnico e profissional
Atenção aos detalhes, capacidade de gerenciar o tempo e o fluxo de trabalho
Concentre-se no trabalho de qualidade
Capacidade de ser engenhoso e proativo ao lidar com questões que possam surgir
Capacidade de trabalhar de forma independente durante o desempenho das tarefas

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